الرئيسية
قراءة فى مقال تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا
المقال بقلم أحمد محمد علي أخصائي تطوير إداري وهو منشور فى موقع إسلام أون لاين
المقال يحكى حكاية أحد الموظفين الذى لا يرتب مكتبه وأوراقه وما على حاسوبه فيقول:
"كان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه وتفرق زملاؤه عنه، فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب"
وبعد هذا اخبرنا المؤلف عن ماهية الهندرة فقال:
"البداية: لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟! "الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس"
بالقطع لسنا فى حاجة إلى بناء كلمات جديدة من عدة كلمات كالهندرة وإن كان هذا ديدن الغرب فى تسميات البرامج الحاسوبية والأمراض حيث يتم أخذ حرف من كل كلمة فمثلا ما يسمى اختصارا الإيدز هو الحروف الأولى من مرض نقص المناعة المكتسبة والأسماء تخبرنا عن الحقيقة وأما اختصارها فهو يجعلنا نبحث عن معناها ومعه تسمية المخترعات والمكتشفات بأسماء مخترعيها أو مكتشفيها أو باسم بلادهم كالكثير من عناصر الجدول الدورى كالجرمانيوم أى جرمانيا وهى ألمانيا وهى تسميات غير دالة على حقيقة الشىء
وأما التحدث عما سماه عقلية المهندس فهو ضرب من الخيال فالعقول واحدة وهى تفكر بنفس الطرق فتنظيم مكتب المهندس كتنظيم مكتب الإدارى المحاسب أو المعلم فى التنظيم العام ولكن الاختلاف فى التسميات فأدوات المهندس غير أدوات المحاسب غير أدوات الطبيب ....
ثم يحدثنا الرجل عن إهمال التنظيم فيقول:
" فهيَّا معي إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني… إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا أين ذهبت؟!) فأنت تعاني إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني… إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني… إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم فأنت تعاني إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك:
(ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم"
بالقطع عدم التنظيم لا يعود فقط للإهمال من الموظف نفسه وإنما يعود لأسباب أخرى ككثرة الموظفين المسئولين عن شىء واحد أو قيام البعض بعمل الأخر فى غيابه أو عدم وجود مكان خاص بكل موظف أو عدم وجود دولاب أو مكتب لحفظ مستندات الموظف ولعل هذا يكون ظاهرا فى بلادنا المتخلفة التى تخلت حكوماتها عن الانفاق عن المؤسسات الحكومية فلم يعد هناك ميزانية للإنفاق على شراء مكاتب أو دواليب أو حواسيب أو غير ذلك وفى بعض المصالح كالمدارس لا يوجد عمال نظافة أو خدمات وأحيانا لا يوجد سوى إدارى واحد فى مكان يحتاج لخمسة أو ستة كما تفعل الحكومات المصرية المتوالية
ثم ذكر المؤلف ثلاث طرق لتنظيم الأوراق فقال :
"ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:
الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟! إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر ودعني أقول مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط
الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي: انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها
الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص "
ونلاحظ أن الرجل ناقض نفسه عندما اعتبر المكتب فى نهاية الطريقة الأولى للكتابة والقراءة فقط وفى الثانية طالب بتخزين الأوراق التى يمكن الرجوع لها فى المكتب فى ملفات لا توضع على سطح المكتب
والملاحظ فى التوظيف فى بلادنا وحتى غيرها قيام المؤسسات على كون مدير المؤسسة رجل كل المهام فى المؤسسة فمثلا يختار مدير المدرسة من بين المدرسين وبدلا من أن يكون مسئولا عن المدرسين فقط يكون مسئولا عن العمل المالى والإدارى فى المدرسة مع عمل المدرسين وهو شىء لم يدرسه وغالبا ما يكون جاهلا به ومثلا مدير المستشفى يكون طبيبا وبدلا من أن يكون مسئولا عن الأطباء فقط يكون مسئولا عن الأطباء والممرضين والصيادلة والعمال والإداريين والمشرفين الفنيين وكافة ما يجرى فى المؤسسة وهو لم يدرس شىء عن الإدارة وهو غير متخصص فى كل ما سبق عدا شىء واحد وهو تخصصه الطبى
هذا النظام فاشل وهو ما يؤدى غالبا لتعطل بعض العمل ووجود تراكم ورقى والأفضل هو أن يكون المدراء الإداريون منفصلين عن تخصص المؤسسة فالطبيب لا يدير المستشفى إداريا والمعلم لا يدير المدرسة إداريا وهكذا حتى يكون كل متخصص فى عمله
بعد هذا يخبرنا الرجل بمقياس لكى يعرف كل واحد هل نظم مكتبه أم لا فيقول:
"والآن إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق لعبة الأوراق: بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق) قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي: (+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب (+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل (+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى (+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة (-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة) (-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب (-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي اجمع محصلة نقاط كل يوم: في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟"
وهذا المقياس مفيد ولكن قبل أن نطالب أى موظف بإجادة عمله يجب التالى :
-أن يكون راتبه كافيا له ولأسرته حتى لا يعمل فى عمل أخر يؤثر على عمله الأساسى
- تقسيم العمل تقسيما صحيحا بإبعاد العاملين بتخصص المؤسسة عن العمل الإدارى فيها
- توزيع العمل على عدد كافى من الموظفين والعمال
- توفير أدوات العمل المختلفة
المقال بقلم أحمد محمد علي أخصائي تطوير إداري وهو منشور فى موقع إسلام أون لاين
المقال يحكى حكاية أحد الموظفين الذى لا يرتب مكتبه وأوراقه وما على حاسوبه فيقول:
"كان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه وتفرق زملاؤه عنه، فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب"
وبعد هذا اخبرنا المؤلف عن ماهية الهندرة فقال:
"البداية: لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟! "الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس"
بالقطع لسنا فى حاجة إلى بناء كلمات جديدة من عدة كلمات كالهندرة وإن كان هذا ديدن الغرب فى تسميات البرامج الحاسوبية والأمراض حيث يتم أخذ حرف من كل كلمة فمثلا ما يسمى اختصارا الإيدز هو الحروف الأولى من مرض نقص المناعة المكتسبة والأسماء تخبرنا عن الحقيقة وأما اختصارها فهو يجعلنا نبحث عن معناها ومعه تسمية المخترعات والمكتشفات بأسماء مخترعيها أو مكتشفيها أو باسم بلادهم كالكثير من عناصر الجدول الدورى كالجرمانيوم أى جرمانيا وهى ألمانيا وهى تسميات غير دالة على حقيقة الشىء
وأما التحدث عما سماه عقلية المهندس فهو ضرب من الخيال فالعقول واحدة وهى تفكر بنفس الطرق فتنظيم مكتب المهندس كتنظيم مكتب الإدارى المحاسب أو المعلم فى التنظيم العام ولكن الاختلاف فى التسميات فأدوات المهندس غير أدوات المحاسب غير أدوات الطبيب ....
ثم يحدثنا الرجل عن إهمال التنظيم فيقول:
" فهيَّا معي إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني… إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا أين ذهبت؟!) فأنت تعاني إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني… إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني… إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم فأنت تعاني إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك:
(ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم"
بالقطع عدم التنظيم لا يعود فقط للإهمال من الموظف نفسه وإنما يعود لأسباب أخرى ككثرة الموظفين المسئولين عن شىء واحد أو قيام البعض بعمل الأخر فى غيابه أو عدم وجود مكان خاص بكل موظف أو عدم وجود دولاب أو مكتب لحفظ مستندات الموظف ولعل هذا يكون ظاهرا فى بلادنا المتخلفة التى تخلت حكوماتها عن الانفاق عن المؤسسات الحكومية فلم يعد هناك ميزانية للإنفاق على شراء مكاتب أو دواليب أو حواسيب أو غير ذلك وفى بعض المصالح كالمدارس لا يوجد عمال نظافة أو خدمات وأحيانا لا يوجد سوى إدارى واحد فى مكان يحتاج لخمسة أو ستة كما تفعل الحكومات المصرية المتوالية
ثم ذكر المؤلف ثلاث طرق لتنظيم الأوراق فقال :
"ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:
الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟! إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر ودعني أقول مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط
الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي: انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها
الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص "
ونلاحظ أن الرجل ناقض نفسه عندما اعتبر المكتب فى نهاية الطريقة الأولى للكتابة والقراءة فقط وفى الثانية طالب بتخزين الأوراق التى يمكن الرجوع لها فى المكتب فى ملفات لا توضع على سطح المكتب
والملاحظ فى التوظيف فى بلادنا وحتى غيرها قيام المؤسسات على كون مدير المؤسسة رجل كل المهام فى المؤسسة فمثلا يختار مدير المدرسة من بين المدرسين وبدلا من أن يكون مسئولا عن المدرسين فقط يكون مسئولا عن العمل المالى والإدارى فى المدرسة مع عمل المدرسين وهو شىء لم يدرسه وغالبا ما يكون جاهلا به ومثلا مدير المستشفى يكون طبيبا وبدلا من أن يكون مسئولا عن الأطباء فقط يكون مسئولا عن الأطباء والممرضين والصيادلة والعمال والإداريين والمشرفين الفنيين وكافة ما يجرى فى المؤسسة وهو لم يدرس شىء عن الإدارة وهو غير متخصص فى كل ما سبق عدا شىء واحد وهو تخصصه الطبى
هذا النظام فاشل وهو ما يؤدى غالبا لتعطل بعض العمل ووجود تراكم ورقى والأفضل هو أن يكون المدراء الإداريون منفصلين عن تخصص المؤسسة فالطبيب لا يدير المستشفى إداريا والمعلم لا يدير المدرسة إداريا وهكذا حتى يكون كل متخصص فى عمله
بعد هذا يخبرنا الرجل بمقياس لكى يعرف كل واحد هل نظم مكتبه أم لا فيقول:
"والآن إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق لعبة الأوراق: بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق) قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي: (+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب (+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل (+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى (+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة (-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة) (-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب (-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي اجمع محصلة نقاط كل يوم: في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟"
وهذا المقياس مفيد ولكن قبل أن نطالب أى موظف بإجادة عمله يجب التالى :
-أن يكون راتبه كافيا له ولأسرته حتى لا يعمل فى عمل أخر يؤثر على عمله الأساسى
- تقسيم العمل تقسيما صحيحا بإبعاد العاملين بتخصص المؤسسة عن العمل الإدارى فيها
- توزيع العمل على عدد كافى من الموظفين والعمال
- توفير أدوات العمل المختلفة
